工作流程可透過在 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 網站中實作文件和項目的特定商務流程，協助人員對文件進行共同作業以及管理專案工作。工作流程可協助組織遵守一致的商務流程，而且它們也會透過管理特定商務流程中包含的工作和步驟，改善組織效率和產能。這可讓執行這些工作的人員專注於執行工作，而非管理工作流程。
本文內容
何謂工作流程？
網站預先定義的工作流程
自訂工作流程的支援
與使用工作流程有關的步驟
何謂工作流程？
工作流程有時候會描述成產生結果的一系列工作。在 Microsoft SharePoint 產品和技術的內容中，工作流程的定義更為狹隘：透過與商業程序相關的特定動作或工作順序，自動移動文件或項目。工作流程可用來透過讓組織將商業邏輯附加至 SharePoint 清單或文件庫中的文件或或項目，以便以一致的方式管理組織內的一般商業程序。商業邏輯基本上是一些指示的集合，而這些指示會指定並控制對文件或項目發生的動作。
工作流程可以管理及追蹤與常見商務流程相關的人力工作，例如專案核准或文件檢閱，有效縮減協調這些流程所需的成本與時間。例如，使用 Windows SharePoint Services 3.0，組織可以建立及部署基本的自訂工作流程，以便管理文件庫中之文件草稿的核准程序。工作流程會傳送文件給指定的人員或群組進行檢閱和核准，然後根據工作流程的結果對文件採取特定的動作。如果文件已核准，其狀態就會從 [草稿] 更新為 [完稿]，而且會自動將文件複製到另一個文件庫。如果文件遭拒絕，其狀態則會維持為 [草稿]，而且不會有進一步的動作發生。
當此核准工作流程開始時，它會建立文件核准工作、指派這些工作給指定的工作流程參與者，然後傳送電子郵件提醒給參與者，內含工作指示與待核准文件的連結。在工作流程進行中，工作流程擁有者 (在此情況下，為文件作者) 或工作流程參與者，可以檢查 [工作流程狀態] 頁面，以查看哪些參與者已完成工作流程工作。當工作流程參與者透過核准或拒絕文件完成其工作流程工作時，工作流程隨即結束。最後，工作流程會自動對文件採取適當的動作，並提醒工作流程擁有者有關工作流程的結果。
此範例中核准工作流程內的動作會遵循此程序：
頁首網站預先定義的工作流程
Windows SharePoint Services 3.0 網站包含一個預先定義的三態工作流程。三態工作流程所支援的商務流程，會要求組織追蹤不同階段之議題或項目的狀態。更明確地說，工作流程會追蹤三個不同狀態 (包含兩個轉換) 的清單項目。每次狀態轉換時，工作流程就會指派一項工作給一個人，並傳送有關工作的電子郵件提醒給他。當此工作完成時，工作流程會適當地更新項目狀態到下一個狀態。三態工作流程的設計適用於 [議題追蹤] 清單範本，但也可搭配其他清單使用，只要該清單包含的 [選擇] 欄具有三個以上的值。此選擇欄中的值即做為工作流程所追蹤的狀態。
三態工作流程可用於管理需要組織追蹤大量議題或項目的商務流程，例如客戶支援議題、潛在客戶或專案工作。如需使用三態工作流程的詳細資訊，請參閱使用三態工作流程。
頁首自訂工作流程的支援
您的組織可以選擇開發及部署完全自訂的、屬於您組織之商務流程獨一無二的工作流程。依照組織的商務流程需求，工作流程可以很簡單或很複雜。開發者可以建立由使用網站的人員開始的工作流程，或者建立根據特定事件 (例如建立或變更清單項目時) 自動開始的工作流程。如果您的組織開發及部署了自訂工作流程，這些工作流程就可以在您的網站上使用。
建立 Windows SharePoint Services 3.0 自訂工作流程的方法有兩種：
- 專業的軟體開發人員可以使用 Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation 建立工作流程 這些工作流程包含自訂程式碼和工作流程活動。專業開發人員建立自訂工作流程之後，伺服器管理員就可以將它們部署到多個網站上。
- 網站設計人員可以為特定清單或文件庫設計無程式碼工作流程，方法是使用 Windows SharePoint Services 相容的網站設計程式 (如 Microsoft Office SharePoint Designer 2007) 這些工作流程是根據可用的工作流程活動清單建立的，而且建立工作流程的網站設計人員，可以將工作流程直接部署到會使用它的清單或文件庫中。
如果您想要開發自訂工作流程，請連絡網站管理員，了解您的組織中可用於自訂工作流程開發之資源的相關資訊。如需開發 Windows SharePoint Services 3.0 之自訂工作流程的詳細資訊，請參閱 Windows SharePoint Services Developer Center on MSDN。
頁首與使用工作流程有關的步驟
在文件或清單項目上使用工作流程涉及到許多步驟。每一個步驟都可以由不同角色的個人完成。例如，網站管理員讓工作流程能夠在特定文件庫中使用、清單擁有者或文件作者可以在文件或項目上開始工作流程，而第三人 (例如，文件檢閱者或核准者) 可以完成工作流程工作。
頁首新增工作流程至清單、文件庫或內容類型
一個在 Windows SharePoint Services 相容的網站設計程式 (如 Office SharePoint Designer 2007) 中建立的無程式碼工作流程，雖然可以直接部署到會使用它的清單或文件庫中，但對於任何安裝在伺服器上的自訂工作流程，則必須先新增至清單、文件庫或內容類型 (內容類型：可重複使用的一種群組，用以設定內容的類別。內容類型可用來持續管理中繼資料、範本，與物件及文件的行為。內容類型於站台層級加以定義，使用在清單和程式庫中。)
，才能讓特定位置的文件或項目使用。您必須擁有 [管理清單] 權限 (權限：特定安全性設定。允許或限制存取指定項目、清單、文件庫或網站。)，才能將工作流程新增至清單、文件庫或內容類型。在大多數的情況下，這項工作會由網站管理員或是管理特定清單或文件庫的人員執行。網站內可用的工作流程會取決於加入的位置：
- 如果您直接將工作流程新增至清單或文件庫，則它只供該清單或文件庫中的項目使用。因此，如果工作流程只會用於特定的小組或非常明確的內容類型，您就可以將工作流程直接新增至清單或文件庫。
- 如果您將工作流程新增至清單內容類型 (已新增至特定清單或文件庫之網站內容類型的執行個體)，就僅適用於與該內容類型關聯的特定清單或文件庫中之相關內容類型的項目。因此，如果工作流程只會用於非常明確的內容類型，您就可以將工作流程直接新增至清單內容類型。
- 如果將工作流程新增至網站內容類型，則工作流程就可供每一個已新增該網站內容類型執行個體的清單和文件庫中之相關內容類型的項目使用。如果您希望工作流程可以廣泛地供網站集合中的清單或文件庫中之特定內容類型的項目使用，最有效率的方式就是將工作流程直接新增至網站內容類型。如果希望工作流程能讓各網站上不同的小組使用，您可以將它新增至網站內容類型。
當您將工作流程加入至清單、程式庫或內容類型時，就可以透過指定各種選項，自訂特定位置的工作流程：
- 工作流程的名稱
- 儲存工作流程相關工作的工作清單
- 記錄與此工作流程有關之所有事件的歷程記錄清單
- 您要啟動工作流程的方式
- 個別工作流程特定的其他選項 (例如：工作如何傳送給參與者、哪些狀況會完成工作流程，以及哪些動作會在工作流程成功完成後發生)。
當您將工作流程加入至清單、文件庫或內容類型時，只是讓特定位置的文件或項目可以使用工作流程而已，並非開始實際的工作流程。如需將工作流程加入至清單、文件庫或內容類型的詳細資訊，請瀏覽「請參閱」一節中的連結。
頁首開始文件或項目上的工作流程
將工作流程新增至清單、文件庫或內容類型並提供使用之後，您可以在特定文件或項目上開始這個工作流程 (如果工作流程設定為允許手動開始)。若要開始工作流程，請從文件或項目可用的工作流程清單中，選取想要的工作流程。如有必要，還必須在表單中填入工作流程要求的資訊。根據設計及設定工作流程的方式，您還可以選擇在文件或項目上開始工作流程時，自訂參與者、到期日及工作指示等選項，進一步自訂工作流程。
頁首完成工作流程工作
需要人員互動的任何工作流程事件，會以工作流程工作代表。工作流程將工作指派給工作流程參與者時，工作收件者可以完成該工作，或者 (視工作流程而定) 藉由編輯工作流程工作表單，來要求變更至工作流程項目本身。工作流程參與者完成工作流程工作時，會促使伺服器將工作流程移動到下一個相關步驟。
頁首追蹤工作流程的狀態
工作流程擁有者和參與者可以透過檢查與工作流程關聯的狀態頁面，遵循工作流程的程序。此狀態頁面包含與未完成工作流程工作有關的狀態資訊。此外，它也包含與工作流程相關的記錄資訊。
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