當清單或文件庫含有大量項目時，您必須審慎規劃其組織及使用者需要存取資料的方式。透過規劃及使用一些主要清單和文件庫功能，您可以確保使用者找到資訊，並且不會對網站其餘地方的效能造成不利影響。

管理大型清單和文件庫的方式

編製欄的索引

使用索引欄建立篩選檢視

新增索引欄至現有檢視

設定 RSS 摘要的限制

管理大型清單和文件庫的方式

當清單或文件庫中的項目數目成長到一千以上時，清單或文件庫的效能可能會開始變慢，或對網站其他區域產生不良的影響。這類問題可能由使用者動作造成，例如同時排序或擷取大量項目。不過，只要正確規劃及設定清單或文件庫，您就可以在清單和文件庫中儲存數百萬個項目。

影響效能的最常見使用者動作之範例，發生於使用者建立或存取極大型清單或文件庫中的項目檢視時。定義檢視時，您可以選擇傳回所有項目或依據特定欄篩選項目子集。每當清單或文件庫中的項目總數很大時，一定要限制使用者一次可以使用的項目數目。這包括將一整組項目篩選為小數目，讓一般使用者和資料庫更容易管理。

根據清單或文件庫的類型，您可以利用組織結構和特定功能來協助使用者使用大量項目。下列幾節提供確保使用者可以快速存取清單或文件庫中之資訊的秘訣和技巧。

建立索引欄

若要改進大型清單或文件庫的效能，您可以編製欄的索引。欄的索引可讓 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 快速分析該欄中的資料，即使使用數千或數百萬個項目也一樣。若要讓檢視能夠快速篩選大量項目，必須將篩選套用至已編製索引的欄。

建立及使用索引欄時，請務必考慮下列各項：

• 每個額外的欄索引都會佔用資料庫的額外資源。因此，只有當清單或文件庫上的檢視將會主動使用欄時，您才能在這些欄中加入索引。
• 在含有許多項目的清單或文件庫中定義檢視時，請務必使用最多只能傳回一、兩千個項目的篩選。
• 在檢視篩選中只能使用一個索引欄。您可以篩選許多不同的欄，但您用來篩選檢視的第一欄一定要有索引，而且足以減少傳回的項目總數。
• 定義使用 OR 篩選的檢視對索引欄沒有任何助益。
• 在檢視中定義項目限制，並沒有像索引欄篩選所帶來的好處。

建立篩選檢視

針對含有大量項目的清單和文件庫，使用者可以利用混合檢視和搜尋的方式來存取項目。以下列出適用於索引欄的建議檢視：

• 最近變更  若要建立只含上週所變更之項目的檢視，您可以編製 [修改日期] 欄的索引，然後套用下列篩選：[修改日期 (已編製索引)][大於][Today]-7。  
• 新項目  若要建立只含上週所新增之項目的檢視，您可以編製 [建立日期] 欄的索引，然後套用下列篩選：[建立日期][大於][Today]-7。  
• 我的項目  若要建立只包含您新增之項目的檢視，您可以編製 [建立者] 欄的索引，然後套用下列篩選：[建立者][等於][Me]。  
• 今天到期  針對含有 [到期日] 欄的清單或文件庫，您可以編製該欄的索引，然後套用下列篩選：[到期日][等於][Today]。  
• 討論區更新  若要建立僅含上個月更新之討論的檢視，您可以在討論區上編製 [上次更新] 欄的索引，然後根據 [主題式] 檢視套用下列篩選：[上次更新][大於][Today]-30。  
• 人員與群組  如果瀏覽網站的人數眾多，您可以透過編製 [使用者資訊清單] 的 [內容類型] 欄索引，改善 [所有群組] 和 [所有人員] 頁面的效能。

   附註    即使 [所有人員] 頁面上只顯示幾個人，若網站瀏覽人數眾多，也會造成非作用中使用者寫入 [使用者資訊清單] 的結果，而這個結果還是會影響到這份清單的效能。

如需關於建立或變更檢視以及關於您可以用來篩選檢視之公式和函數的詳細資訊，請瀏覽「請參閱」下方的連結。

 附註    由於要為大型清單和文件庫建立欄索引使用方法正確的檢視較為複雜，所以建議您從大型清單或文件庫的參與者中移除管理個人檢視的權限。移除這項權限，您就可以防止使用者建立會涵蓋所有項目的檢視，因而對網站的整體效能造成負面影響。

將項目組織成資料夾

即使清單或文件庫的項目總數能大，單一資料夾的檢視也可以和使用索引欄篩選所有項目之後呈現的檢視一樣快。在某些情況下，可以將清單或文件庫中的所有項目分散成多個資料夾，使每一個資料夾中不超過一千或兩千個項目。

使用資料夾組織大型清單或文件庫時，請務必考量下列各項：

• 每個資料夾不得包含超過一千或兩千個項目，以確保能夠快速檢視資料夾中的項目。
• 在此清單或文件庫中建立檢視時，如果您選擇顯示所有項目而不使用資料夾，則必須使用以索引欄為基礎的篩選。
• 讓預設檢視顯示未篩選過的所有可用資料夾較為理想，因為這可以讓使用者在插入新項目時自行選擇適當的資料夾。這可以在清單或文件庫中防止使用者誤將項目新增到資料夾以外的位置。

編製欄的索引

若要改進大型清單或文件庫的效能，您可以編製欄的索引。接著您可以使用索引欄篩選清單或文件庫的新檢視或現有檢視。

 附註    每個額外的欄索引都會佔用資料庫的額外資源。因此，只有當清單或文件庫上的檢視將會主動使用欄時，您才能在這些欄中加入索引。

1. 如果清單或文件庫尚未開啟，請在 [快速啟動] 上按一下其名稱。

   如果清單或文件庫的名稱未出現，請按一下 [檢視所有網站內容]，再按一下您的清單或文件庫的名稱。

2. 在 [設定] 功能表上，按一下 [清單設定]，或按一下您要開啟的檔案庫類型設定。

   例如，在文件庫中按一下 [文件庫設定]。

3. 按一下 [欄] 底下的 [索引欄]。
4. 選取您要編製索引的每個欄旁邊的核取方塊。
5. 按一下 [確定]。

秘訣  如果瀏覽網站的人數眾，您可以編製 [使用者資訊清單] 的 [內容類型] 欄索引。如此便可改善網站上 [所有群組] 和 [所有人員] 頁面的效能。這些頁面就是您在網站上用來管理使用者和群組的頁面。

使用索引欄建立篩選檢視

編製欄的索引之後，您可以在建立新檢視時將它新增至該檢視中，然後使用索引欄篩選檢視。建立檢視之前，您可以新增更多欄，讓排序、分組和篩選有更大的彈性。建立行動裝置的檢視時，應該考慮群組之行動裝置的限制。如需關於建立欄和檢視的詳細資訊，請瀏覽「請參閱」下方的連結。

1. 如果清單或文件庫尚未開啟，請在 [快速啟動] 上按一下其名稱。

   如果清單或文件庫的名稱未出現，請按一下 [檢視所有網站內容]，再按一下您的清單或文件庫的名稱。

2. 在 [檢視] 功能表 上，按一下 [建立檢視]。
3. 在 [選擇檢視格式] 底下，按一下要建立的檢視類型。針對文件庫的大部分情況而言，都可以按一下 [標準檢視]，但您也可以針對特定情況選擇其他檢視。
4. 在 [檢視名稱] 方塊中，輸入檢視的名稱，例如 [依姓排序]。
5. 按一下 [篩選] 區段中的 [只有在下列情況為真時才顯示項目]，然後選擇您要依據其中一個索引欄篩選項目的方式。例如，若要建立檢視，使它只包含今天變更的項目，請選擇 [修改日期 (已編製索引)] 欄和 [等於] 條件，然後輸入「今天」。

    附註    如果您沒看到在名稱後面註記 [(已編製索引)] 的任何欄，表示該清單或文件庫並無任何索引欄可以使用。您必須先編製欄索引。

6. 選擇您要用於檢視的其他任何選項，例如要顯示或隱藏哪些欄，以及要如何排序項目。
7. 按一下 [確定]。

新增索引欄至現有檢視

編製欄的索引之後，您可以將它新增至現有檢視，然後使用索引欄來篩選檢視。

1. 如果清單或文件庫尚未開啟，請在 [快速啟動] 上按一下其名稱。

   如果清單或文件庫的名稱未出現，請按一下 [檢視所有網站內容]，再按一下您的清單或文件庫的名稱。

2. 按一下 [檢視] 功能表 上的 [修改此檢視]。
3. 按一下 [篩選] 區段中的 [只有在下列情況為真時才顯示項目]，然後選擇您要依據其中一個索引欄篩選項目的方式。例如，若要建立檢視，使它只包含今天變更的項目，請選擇 [修改日期 (已編製索引)] 欄和 [等於] 條件，然後輸入「今天」。

    附註    如果您沒看到在名稱後面註記 [(已編製索引)] 的任何欄，表示該清單或文件庫並無任何索引欄可以使用。您必須先編製欄索引。

4. 選擇您要用於檢視的其他任何選項，例如要顯示或隱藏哪些欄，以及要如何排序項目。
5. 按一下 [確定]。

設定 RSS 摘要的限制

在 [管理中心] 與網站集合層級上啟用 RSS 支援之後，您可以針對網站中的下列清單類型來啟用及設定 RSS 支援：文件庫、圖片庫、表單庫、宣告清單、行事曆清單、部落格、問卷和討論區。當使用者存取清單或文件庫的 RSS 摘要時，這就類似清單中所有項目的檢視。預設 RSS 檢視會在 [修改日期] 欄使用篩選，依據上次修改項目的日期來限制傳回的項目數目。就像其他任何檢視一樣，如果清單或文件庫擁有許多項目，而且使用者存取 RSS 摘要，請務必編製 [修改日期] 欄的索引。

請遵照此程序變更 RSS 摘要中含有變更的項目數目和天數。

1. 如果清單尚未開啟，請在 [快速啟動] 上按一下其名稱。

   如果清單的名稱未出現，請按一下 [檢視所有網站內容]，再按一下該清單的名稱。

2. 在 [設定] 功能表上，按一下 [清單設定]。
3. 按一下 [通訊] 區段中的 [RSS 設定]。

 附註    如果 [管理中心] 與網站集合層級上都沒有啟用 RSS 支援，則無法使用 [RSS 設定] 連結。

4. 在 [項目限制] 區段中，輸入要包含在 RSS 摘要中的項目數目上限和天數。
5. 按一下 [確定]。