Windows SharePoint Services 3.0 說明及使用方法

建立清單

建立 Microsoft Windows SharePoint Services 網站時，系統會自動建立多種類型的清單。這些預設清單的範圍從討論區到行事曆清單都有。您可以有許多方式來自訂預設清單，也可以使用自己選擇的欄來建立自訂清單。

如果網站上已啟用內送或外寄郵件功能，則清單也可以利用電子郵件功能。有些清單如行事曆、宣告、網誌和討論區，可以設定讓使用者藉由傳送電子郵件來新增其內容。有些清單如工作和議題追蹤清單，可以設定為傳送電子郵件給獲指派項目的使用者。

清單可以包括許多類型的資料，其範圍從日期或圖片到根據其他欄的計算都有。

您要進行何種操作？

將連結加入書籤從清單範本建立清單

將連結加入書籤建立自訂清單

將連結加入書籤新增欄至清單

從清單範本建立清單

Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 包括數種不同類型的清單，範圍從行事曆到連絡人清單都有。雖然各清單的某些設定不同，您可以使用相同基本程序來建立任何類型的清單。下列程序顯示如何從清單範本建立清單。

附註若要建立清單，您必須有權變更要建立清單的網站。

按一下 [檢視所有網站內容]，然後按一下「所有網站內容」頁面上的 [建立]。
秘訣在多數情況下，您也能使用 [網站動作] 功能表來完成此步驟。
按一下 [通訊] 或 [追蹤] 底下您要的清單類型，例如 [連絡人] 或 [行事曆]。
清單類型
所使用的清單類型會依您所分享的資訊種類而定：
- 宣告：使用宣告清單分享新聞和狀態，並提供提醒。宣告支援含有圖像、超連結和格式化文字的增強格式。
- 連絡人 ：使用連絡人清單儲存與您合作之人員和群組的資訊。如果您使用與 Windows SharePoint Services 3.0 相容的電子郵件或連絡人管理程式，您可以透過 SharePoint 網站在其他程式中檢視和更新您的連絡人。例如，您可以從 Office Outlook 2007 更新所有組織供應商的清單。透過連絡人清單並不能實際管理網站的成員，但是可以用來儲存和分享組織的連絡人，例如外部廠商的清單。
- 討論區 ：討論區提供一個集中的地方，以類似新聞群組的形式，記錄和儲存小組討論。如果您的系統管理員已經啟用網站上的清單來接收電子郵件，討論區便可以從常見的大部分電子郵件程式儲存電子郵件討論。例如，您可以針對組織的新產品發表建立一個討論區。如果您使用與 Windows SharePoint Services 3.0 相容的電子郵件程式，便可以在使用其他程式的同時，一邊檢視和更新討論區。
- 連結：將連結清單當做網站、公司內部網路和其他資源的連結集中位置使用。例如，您可以建立連線到客戶網站的連結清單。
- 行事曆 ：使用行事曆記錄所有的小組事件或特定情況，例如公司休假。行事曆提供類似桌曆或月曆的視覺化檢視，其中記錄了小組事件，例如會議、社交場合以及全天候事件。此外，您也可以使用行事曆追蹤與特定時間間隔無關的小組里程碑，例如截止日或產品發表日。如果您使用與 Windows SharePoint Services 3.0 相容的電子郵件或行事曆程式，便可以在使用其他程式的同時，一邊從 SharePoint 網站檢視和更新行事曆。例如，您可以根據 Office Outlook 2007 行事曆比對和更新 SharePoint 網站上的行事曆，方法是並排檢視兩邊的行事曆，或者在 Office Outlook 2007 中重疊顯示兩邊的行事曆。
- 工作；使用工作清單可以追蹤有關專案和群組人員待辦事件的資訊。您可以將工作指派給其他人，也可以在工作逐步完成的同時，追蹤工作的狀態和完成百分比。如果您使用與 Windows SharePoint Services 3.0 相容的電子郵件或工作管理程式，便可以在使用其他程式的同時，一邊從 SharePoint 網站檢視和更新工作。例如，您可以針對組織預算程序建立工作清單，然後在 Office Outlook 2007 中檢視和更新該清單以及其他工作。
- 專案工作 ：如果不僅要儲存類似工作清單的資訊，還要提供含有進度列的視覺化檢視或甘特圖，請使用專案工作清單。您可以在工作逐漸完成的同時，追蹤工作的狀態和完成百分比。如果您使用與 Windows SharePoint Services 3.0 相容的電子郵件或工作管理程式，便可以在使用其他程式的同時，一邊從 SharePoint 網站檢視和更新專案工作。例如，您可以在 SharePoint 網站上建立工作清單來識別和指派工作，以建立訓練手冊。接著，您可以從 Office Outlook 2007 追蹤組織進度。
- 議題追蹤 ：使用議題追蹤清單以儲存有關特定議題 (例如支援議題) 的資訊，並追蹤那些議題的進度。您可以指派議題、將議題分類並使每個議題相互產生關聯。例如，您可以建立議題追蹤清單，以管理客戶服務問題和解決方案，也可以在每次編輯議題時對議題加上註解、建立註解記錄，而不修改議題的原本描述。例如，客戶服務代表可能會將解決問題所採取的每個步驟和產生的結果記錄下來。
- 調查：如果要收集和彙整意見反應 (例如員工滿意度調查或問卷)，請使用調查。您可以使用數種不同的方法來設計自己的問題和解答，並且檢閱意見反應總覽。如果您的電腦上已經安裝與 Windows SharePoint Services 3.0 相容的試算表、資料庫程式或 Windows SharePoint Services 2.0，則可以將結果匯出，再進一步分析結果。
- 自訂：儘管您能自訂任何清單，但您可以從自訂清單開始著手，接著再自訂您單獨指定的設定。此外，如果您具有與 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 相容的試算表程式或 Windows SharePoint Services 2.0、Windows Internet Explorer 和 Microsoft Windows，也可以建立以試算表為主的清單。例如，您可以從 Microsoft Office Excel 2007 匯入用以儲存和管理廠商連絡人的清單。
在 [名稱] 方塊中輸入清單的名稱。清單名稱是必要項目。
名稱會顯示在清單頁面的頂端，成為清單頁面網址的一部分，並且顯示在可協助使用者尋找和開啟清單的瀏覽元素中。
在 [描述] 方塊中輸入清單用途的描述。描述是選用的。
描述會顯示在大部分檢視的頂端、清單名稱下方。某些清單類型可以透過電子郵件接收內容。如果您打算啟用清單，以便透過電子郵件接收內容，可以將清單的電子郵件地址新增至它的描述中，如此，使用者就可以輕易地找到電子郵件地址。
如果要在快速啟動上將連結新增至此清單，請按一下 [功能窗格] 區域中的 [是]。
如果出現 [電子郵件] 區域，則表示您的系統管理員已經啟用網站上的清單以透過電子郵件接收內容。如果要讓使用者可以藉由傳送電子郵件將內容新增至清單，請按一下 [啟用此清單來接收電子郵件] 下方的 [是]。接著，在 [電子郵件地址] 方塊中，輸入您希望使用者用於清單的地址第一部分。
某些清單類型可能未提供此選項。
如果有出現 [電子郵件通知] 區段，表示管理員已在網站上啟用清單功能，可以在指派清單項目時傳送電子郵件通知。若要啟用清單來傳送電子郵件給獲指派項目的使用者，請按一下 [在指定擁有權時，傳送電子郵件?] 底下的 [是]。
某些類型的清單可能無法使用這個選項。
按一下 [建立]。

附註根據預設，如果網站上已啟用內送電子郵件功能，就可以藉由傳送電子郵件至討論區、宣告及行事曆清單來新增內容。如果網站上已啟用外寄郵件功能，則工作、專案工作和議題追蹤清單都可以傳送電子郵件給獲指派項目的使用者。管理員可以使用自訂解決方案 (例如電子郵件處理常式) 來啟用其他清單。

秘訣如果資料已經是試算表格式，則可匯入試算表檔案來建立清單，以節省時間。若要建立以試算表為基礎的清單，您必須使用與 Microsoft Windows SharePoint Services、Microsoft Internet Explorer 5 及 Microsoft Windows 相容的試算表程式。

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建立自訂清單

建立自訂清單類似於建立預設清單，只不過自訂清單只包括少數欄，例如 [標題]。建立自訂清單之後，就可以根據清單的用途來新增欄。

附註若要建立清單，您必須有權變更要建立清單的網站。

按一下 [檢視所有網站內容]，然後按一下「所有網站內容」頁面上的 [建立]。
秘訣在多數情況下，您也能使用 [網站動作] 功能表來完成此步驟。
按一下 [自訂清單] 底下的 [自訂清單]。
在 [名稱] 方塊中輸入清單的名稱。清單名稱是必要項目。
名稱會顯示在清單頁面的頂端，成為清單頁面網址的一部分，並且顯示在可協助使用者尋找和開啟清單的瀏覽元素中。
在 [描述] 方塊中輸入清單用途的描述。描述是選用的。
描述會出現在清單頂端的清單名稱底下。
如果要在快速啟動上將連結新增至此清單，請按一下 [功能窗格] 區域中的 [是]。
按一下 [建立]。

秘訣您也可以在資料工作表檢視中或從試算表中建立自訂清單，這對於需要同時更新數個項目時很有用。資料工作表檢視需要與 Windows SharePoint Services 相容的程式或控制項，例如 Microsoft Office Professional 2007 及 ActiveX 控制項支援。

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新增欄至清單

有些清單已設定欄，但可以進行新增或變更。若為自訂清單，您就可以將自己的欄新增至清單中。

欄可以幫助您的群組分類及追蹤資訊，例如部門名稱或專案編號。對於建立的欄類型，有多個選項可供使用，包括單行文字、可指定選項的下拉式清單、從其他欄計算的數字，甚至網站上的人名和照片。

附註下列步驟會從要新增欄的清單頁面開始。如果清單尚未開啟，請在 [快速啟動] 上按一下清單的名稱。如果清單名稱未出現，請按一下 [檢視所有網站內容]，然後按一下清單的名稱。

在 [設定] 功能表上，按一下 [建立欄]。
在 [名稱與類型] 區段的 [欄名稱] 方塊中，輸入您要使用的名稱。
在 [這個資料欄的資訊類型為] 底下，選取要出現在此欄中的資訊類型。
在 [其他欄設定] 區段的 [描述] 方塊中輸入相關說明 (選擇項)，協助使用者瞭解此欄的目的以及其中所應包含的資料。
視您選取的欄類型而定，[其他欄設定] 區段中可能會出現更多的選項。請視需要選取其他的設定。
如果要將此欄新增到預設檢視 (網站上的使用者在第一次開啟清單或檔案庫時就會看到)，請按一下 [新增至預設檢視]。
按一下 [確定]。

附註建立欄之後，可以再回去變更其設定。例如，您可以指定某欄所包含的資料為貨幣而不只是數字。若要檢視或變更清單設定，請開啟清單，然後按一下 [設定] 功能表上的 [清單設定]。

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