您可以控制哪些人員群組可以讀取清單項目及檔案的草稿。草稿可以是檔案或清單項目的次要版本 (次要版本：檔案的小數編號副本 (0.1, 0.2, 1.1, ...)，處於修訂階段，或與前一個版本比較起來僅有些許變更。一般而言，次要版本不會發佈給您組織中更廣大的群組來檢視。)，也可以是尚未核准的檔案。草稿可以是新項目或已經變更的項目。
有兩種情況會建立草稿：
- 當檔案的次要版本在追蹤主要和次要版本的文件庫中建立或更新時
- 當某個清單項目或檔案已建立或更新，但尚未在需要內容核准的清單或程式庫中核准時
您可以指定哪些人員群組可以檢視檔案的草稿。這個設定可以不同於可以檢視您清單或文件庫中其餘項目之人員群組的設定，例如，檔案的主要版本或已核准的檔案或清單項目。
當您追蹤主要和次要版本時，可以指定人員是否必須擁有編輯檔案的權限才能檢視並讀取次要版本。套用此設定後，有權編輯檔案的人員就可以處理該檔案，不過只有權讀取檔案的人員則無法查看次要版本。例如，當檔案正在編輯時，您可能不想讓可存取程式庫的所有人查看註解或修訂。如果主要和次要版本已進行追蹤，而且沒有人發佈主要版本，則無權查看草稿項目的人員就無法檢視此檔案。
需要內容核准時，您可以指定等待核准的檔案可以讓有權讀取的人員檢視、讓有權編輯的人員檢視，或僅讓作者及有權核准項目的人員檢視。如果主要和次要版本同時進行追蹤，作者就必須先發佈主要版本，然後才能送出檔案，以便進行核准。需要內容核准時，有權讀取內容但無權查看草稿項目的人員將會看見最後核准或主要版本的檔案。
例如，您可能需要限制不屬於核准程序的使用者在訊息發佈之前看到內容未定的文件，或者您的組織可能會將某些檔案列為機密。在這些情況下，您應該接受預設的限制。在另一方面，您可能需要使用內容核准功能來指定清單項目或檔案的狀態，但不要限制它的存取，以免影響清單項目或檔案的修訂。例如，您可能需要讓讀取檔案的人員知道該檔案是草稿且可能變更，因為尚未經核准，但是不要防止造訪網站的人員讀取該檔案。在此情況下，您可以讓有權讀取清單或文件庫中之項目的人員檢視草稿。
若要指定誰可以檢視草稿，您必須擁有清單或文件庫的設計權限。
下列程序僅適用於同時追蹤主要及次要版本的文件庫，以及需要內容核准的清單或文件庫。
- 如果清單或文件庫尚未開啟，請在 [快速啟動] 上按一下其名稱。
如果清單或文件庫的名稱未出現，請按一下 [檢視所有網站內容]，再按一下您的清單或文件庫的名稱。
- 在 [設定] 功能表上
，按一下 [清單設定]，或按一下您要開啟的檔案庫類型設定。例如，在文件庫中按一下 [文件庫設定]。
- 在 [一般設定] 下方，按一下 [版本設定]。
- 在 [草稿項目安全性] 區段的 [可以查看此清單中草稿項目的使用者] 或 [可以查看此文件庫中草稿項目的使用者] 底下，按一下您想讓他們檢視草稿的使用者群組。
可以核准項目的使用者選項只有在文件庫需要內容核准時，才能使用。
- 按一下 [確定]。
附註
當需要內容核准時，有權讀取內容但沒有權查看草稿項目的人員將看到檔案的上一個已核准版本或上一個主要版本。如果同時追蹤主要與次要版本，而且尚未有任何人發佈主要版本，則沒有權限查看草稿項目的人員將看不到該檔案。
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