您可以指定在文件庫 (程式庫：SharePoint 站台上的一個位置，管理檔案集合。程式庫可以顯示資訊，包括使用者定義關於每個檔案的屬性。)或清單 (清單：可由使用者利用瀏覽器新增的一種儲存和顯示資訊的網站元件。必須配合執行 Windows SharePoint Services 的網頁伺服器使用。)中，核准文件是必要的。
若已套用這個內容核准設定，除非具有核准權限的人加以核准或拒絕，否則已經變更的項目或檔案會一直維持在擱置狀態。如果這個項目或檔案已經核准，在清單或檔案庫中就會指定為 [已核准] 狀態，並且具有檢視這個清單或檔案庫權限的人都可以看到；如果這個項目或檔案遭到拒絕，則會保持在擱置狀態，也只有具有檢視草稿權限的人可以看到。
根據預設，擱置中的項目或檔案只有其建立者和具有清單管理權限的人才能看到，但您可以指定是否要讓其他使用者群組看到。
如果文件庫是設定為同時追蹤主要和次要版本，則編輯該檔案的使用者必須先發佈檔案的主要版本 (主要版本：自前一個主要版本之後有重大變更的檔案編號複本。每一個主要版本都是以整數 (1, 2, 3, ...) 來識別，表示這件複本發佈時是要供組織中更廣大的群組檢視。)。
- 如果清單或文件庫尚未開啟，請在 [快速啟動] 上按一下其名稱。
如果清單或文件庫的名稱未出現，請按一下 [檢視所有網站內容]，再按一下您的清單或文件庫的名稱。
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指向項目或檔案以顯示向下箭號。
- 按一下向下箭號，並在出現的功能表上按一下 [核准/拒絕]。
- 在 [核准狀態] 區段中，選擇要核准或拒絕項目。
- 在 [註解] 區段中，您可以選擇性地輸入關於為何核准或拒絕項目的註解。
- 按一下 [確定]。
附註
- 如果將內容核准設定套用至已包含項目或檔案的清單或文件庫，則任何新增內容或現有內容的變更，都將需要經過核准；而現有的項目或檔案將視為已核准，但稍後可以變更其狀態。
- 如果停用先前需要核准之清單或文件庫的內容核准設定，則所有檢視者將可以看到任何擱置或拒絕的項目 (除非已經刪除)。