Windows SharePoint Services 3.0 說明及使用方法

建立表單庫

表單庫 (程式庫：SharePoint 站台上的一個位置，管理檔案集合。程式庫可以顯示資訊，包括使用者定義關於每個檔案的屬性。)會提供一種簡單的方法，讓您共用及追踨用來收集資訊的 XML 表單。例如，您可以為小組的支出報表表單建立一個表單庫。

本文內容

概觀

表單是以範本為基礎。假設您設計一個支出報表範本供小組使用。使用者填寫的每一個支出報表都是表單。

使用者填寫的表單只是一個 .xml 檔，其中包含在表單上輸入的資料 (而且只有資料)，例如支出日期和金額。構成支出報表的其他內容都是由表單範本提供。使用者填寫表單之後，您就可以合併表單資料或將其匯出以進行分析。

在表單庫中，可以使用版本和核准功能來管理表單，就像在其他類型的文件庫中管理檔案一樣。您可以追蹤版本，以檢視版本歷程記錄，以及在必要時還原先前的版本。此外，還可以指定表單保持在擱置狀態，直到有權限的使用者核准或拒絕表單為止。

表單庫是將表單儲存在單一位置的簡便方式，但您可以將表單儲存在其他類型的文件庫中，例如用於儲存文件的文件庫。您可以使用內容類型，讓表單可供其他文件庫 (例如小組文件庫) 使用。請使用 [請參閱] 區段中的連結，取得關於內容類型的詳細資訊。

表單庫中含有預留位置檔案，您必須以自己的範本取代之。若要建立或自訂範本，請使用 XML 表單設計程式，例如 Microsoft Office InfoPath 2007 或與 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 相容的 XML 編輯器。

發佈範本至表單庫時，表單庫的欄是以範本的欄為基礎。

雖然表單庫可以儲存其他類型的檔案，使用 XML 檔案及使用相容程式自訂範本有一定的好處。您可以合併表單的資料，而在範本中指定的標題或欄位就會在表單庫中以欄的方式出現。

附註若要建立表單庫，您必須在要建立表單庫的網站上具有管理清單的權限。

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建立表單庫

有些 XML 表單設計程式 (例如 Office InfoPath 2007)，可以讓您從表單設計程式發佈表單範本時，直接在 SharePoint 網站上建立文件庫。在大部分情況下，一開始需要先儲存範本的複本，然後再發佈到文件庫中。如需發佈表單範本的詳細資訊，請參閱 XML 表單設計程式或 XML 編輯器中的說明。

如果表單設計程式會自動建立文件庫，則使用 Windows SharePoint Services 3.0 建立文件庫時，就不需要遵循這個程序。程式自動為您建立文件庫之後，即可在 SharePoint 網站上變更文件庫中的任何設定。

表單設計程式也可能提供發佈範本至現有文件庫的選項。使用這個程序即可在發佈範本之前建立表單庫。例如，您可以在發佈表單範本之前，先建立文件庫、變更其設定，以及在其中新增使用者和群組。

按一下 [檢視所有網站內容]，然後按一下「所有網站內容」頁面上的 [建立]。
秘訣在多數情況下，您也能使用 [網站動作] 功能表來完成此步驟。
按一下 [文件庫] 底下的 [表單庫]。
在 [名稱] 方塊中，輸入這個檔案庫的名稱 (必要項)。
這個說明會出現在檔案庫頁面頂端，成為這個檔案庫頁面位址的一部分，並且也會出現在導覽元件中，協助使用者找到並開啟這個檔案庫。
在 [描述] 方塊中，輸入這個檔案庫的目的說明 (選擇項)。
這個說明會出現在檔案庫頁面頂端，並位於這個檔案庫名稱下方。如果您要啟用檔案庫以藉由電子郵件的方式接收內容，可以將這個檔案庫的電子郵件位址加入它的說明中，讓使用者很容易就能找到。
如果要在 [快速啟動] 上將連結加入這個檔案庫，請確認 [導覽] 區段中已選取 [是]。
如果有出現 [內送電子郵件] 區段，表示管理員已啟用讓網站藉由電子郵件接收內容的功能。如果您想要讓使用者藉由傳送電子郵件的方式將表單新增至表單庫，請按一下 [啟用此文件庫接收電子郵件的功能] 底下的 [是]，然後在 [電子郵件地址] 方塊中，輸入用於表單庫地址的第一個部分。
若要在每次檔案存回表單庫時建立一個版本，請按一下 [文件版本歷程記錄] 區段中的 [是]。
您可以在稍後選擇是否要主要和次要版本都要加以儲存，以及在主要和次要版本中，您要追蹤的版本數目。
在 [文件範本] 區段中，選取要指定做為表單庫所有表單之表單類型的表單範本。
按一下 [建立]。

附註當使用者建立表單時，如果使用者硬碟上有安裝與 Windows SharePoint Services 3.0 相容的表單編輯程式，根據預設，就會使用該程式來開啟表單。如果未安裝相容的程式，就會在瀏覽器中開啟表單。您可以變更文件庫的進階設定，指定表單一律在瀏覽器中開啟。

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編輯表單範本

有些與 Windows SharePoint Services 相容的 XML 編輯器或 XML 表單設計程式，例如 Office InfoPath 2007，會從 XML 編輯器或表單設計程式編輯及發佈表單範本。

有些表單設計程式需要您編輯範本的本機版本，然後從該程式重新發佈到文件庫中。如需發佈表單範本的詳細資訊，請參閱 XML 表單設計程式或 XML 編輯器中的說明。

如果沒有範本的本機複本而需要從 SharePoint 網站取得複本，請使用下列程序。視表單設計程式而定，範本可能會以唯讀的方式開啟。您可能需要先將已修訂的範本儲存至硬碟上，然後重新發佈。

如果文件庫尚未開啟，請在 [快速啟動] 上按一下其名稱。
如果文件庫的名稱未出現，請按一下 [檢視所有網站內容]，再按一下該文件庫的名稱。
按一下 [設定] 功能表上的 [表單庫設定值]
在 [一般設定] 底下，按一下 [進階設定]。
在 [文件範本] 區段中，按一下 [範本 URL] 方塊底下的 [編輯範本]。
範本會在與 Windows SharePoint Services 相容的 XML 編輯器或 XML 表單設計程式中開啟，例如 Office InfoPath 2007。
進行需要的變更，然後儲存範本。
視表單設計程式而定，您可能需要從程式中將範本重新發佈至 SharePoint 網站上的文件庫。
按一下 SharePoint 網站之 [表單庫進階設定] 頁面上的 [確定]。

附註如果網站使用者已填寫了以原始範本為基礎的表單，請考慮範本的變更對那些表單是否會有影響。例如，新增使用者必須填寫的欄位，可能會造成尚未新增該欄位之前已填寫的原始表單出現錯誤。

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指定自訂範本

若要自訂表單庫的表單範本，請使用與 Windows SharePoint Services 相容的 XML 編輯器或 XML 表單設計程式。程式可能會建議您自訂範本，並從程式重新發佈。例如，先在 Office InfoPath 2007 中變更範本的本機複本，然後重新發佈到 SharePoint 網站上。您不需要指定 SharePoint 網站到自訂範本的路徑。如需詳細資訊，請參閱相關程式的 [說明]。

下列程序顯示如何從 SharePoint 網站指定自訂範本。若要指定自訂範本，首先必須將自訂範本發佈或複製到文件庫的 Forms 資料夾，然後將文件庫指向範本的位置。

如果文件庫尚未開啟，請在 [快速啟動] 上按一下其名稱。
如果文件庫的名稱未出現，請按一下 [檢視所有網站內容]，再按一下該文件庫的名稱。
在 [動作] 功能表上，按一下 [以 Windows 檔案總管開啟]。
在 [Windows 檔案總管] 中，瀏覽並找到您建立的自訂範本。
用滑鼠右鍵按一下這個檔案，再按一下快顯功能表上的 [複製]。
按一下 [上一步] 按鈕直到回到檔案庫為止，然後按一下並開啟 [表單] 資料夾。
用滑鼠右鍵按一下資料夾視窗中的空白區域，再按一下快顯功能表上的 [貼上]。
關閉 [Windows 檔案總管]，並回到網站上的表單庫。
按一下 [設定] 功能表上的 [表單庫設定值]。
在 [一般設定] 底下，按一下 [進階設定]。
在 [文件範本] 區段中，輸入要用於 [範本 URL] 方塊的範本地址。此位置就是範本在 SharePoint 網站上相對於網站名稱的網址。例如，如果範本名稱為 Orders.xml，而您想將它新增至 [共用文件] 庫的 Forms 資料夾中，請在 [範本 URL] 方塊中輸入 /Shared Documents/Forms/Orders.xml。

如果 [文件範本] 區段中的設定無法使用，則可啟用多個內容類型。若要查看是否已啟用多個內容類型，請確認已選取 [內容類型] 區段之 [是否允許內容類型的管理?] 底下的 [是]。如果已選取，而且您有變更文件庫設定的權限，就必須編輯內容類型的範本。

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