全部顯示

全部隱藏

您可以使用檢視來查看清單或文件庫中最重要或最適合用途的項目。例如，您可以建立包含最近建立之檔案的檢視、適用於特定部門之清單項目的檢視，或由某一使用者所建立之檔案的檢視。建立檢視之後，查看清單或文件庫時都可以使用該檢視。

概觀

檢視類型

建立檢視

使用行動檢視

新增欄

變更欄的設定

刪除欄

選取另一個檢視或變更檢視

概觀

根據類型及套用的設定，每一個清單或文件庫至少會有一個檢視。某些清單和文件庫含有其他內建檢視，您也可以建立自訂檢視。例如，工作清單有數個檢視，例如僅今天到期的工作、僅指派給您的工作、所有工作等等。

您可以建立個人檢視和公用檢視。查看清單或文件庫時，只有您可以使用個人檢視；而公用檢視可供任何查看清單或文件庫的使用者使用。若要建立公用檢視，您必須有變更清單或文件庫設計的權限。您可以讓公用檢視成為清單或文件庫的預設檢視。

另外，當您或其他人在設計網站時，可以連結到不同檢視，也可以設計含有網頁組件 (網頁組件：一種資訊的模組單位，由標題列、框架和內容組成。網頁組件是網頁組件頁面的基本建立區塊。)的網頁來利用不同檢視。

若要使清單或文件庫更多樣化，可以新增其他欄。您可以建立會顯示或隱藏各欄的多個檢視，視檢視的用途而定。例如，使用者可能只想要查看適用於自己所屬部門的檔案，或按其專案編號排序的檔案。

如果清單或文件庫很大或很複雜 (例如，一個群組處理多個專案或多個群組處理同一個專案)，則檢視可以幫助參與者查看最符合其狀況所需的資料。

您可以選取每一個檢視一次顯示多少個項目。例如，視偏好設定及連線速度而定，使用者可以瀏覽每一頁有 25 或 100 個為一組之清單項目的清單。

檢視也可以幫助管理清單及文件庫在行動裝置上的檢視方式。有些裝置會限制欄顯示的字元數。

檢視提供多個方式，讓清單及文件庫更有效率。以下是使用檢視的一些方式：

• 依一組條件篩選，例如部門或人員名稱。
• 依特定順序排序，例如，顯示最近修改的檔案。
• 隱藏或顯示欄，例如，查看更聚焦的檢視。
• 以清單資料為基礎來分組資訊，例如按部門分組。
• 顯示欄小計，例如合約文件數。
• 請參閱含有開始日期和結束日期之清單的行事曆檢視。
• 在啟用資料分析的資料庫程式中檢視清單。
• 請參閱不含資料夾之條列式檢視中相同層級上的所有項目。

檢視類型

當您在 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 中建立自訂檢視時，一開始是以某種檢視類型為基礎來決定清單項目的顯示方式。例如，您可以在線性清單中顯示清單項目，類似紙張上的多行文字，也能夠以視覺化的方式顯示資訊，例如在月曆中顯示日期。您也可以使用現有的檢視做為新檢視的基礎，如果使用現有的檢視做為範本，即可節省時間。

• 標準  此檢視會顯示清單項目或檔案，就像網頁上的傳統清單一樣。標準檢視是大部分類型之清單和文件庫的預設值，您可以用幾種不同方式加以自訂。
• 行事曆  此檢視會以視覺化格式顯示行事曆項目，類似桌上或牆上月曆。您可以用這種格式來套用每日、每週或每月檢視。例如，您可以建立行事曆來追蹤小組的專案截止日期或組織的休假日。

  

行事曆有不同的檢視。

全天活動會根據日期出現在行事曆的最上方，其他活動則會根據日期和時間顯示。

• 資料工作表  這個檢視會以您可以編輯的格式提供資料，例如資料工作表或試算表中的表格。如果需要執行大量編輯工作或自訂工作，或匯出資料至試算表或資料庫程式，則這個檢視會很有用。資料工作表檢視需要使用與 Windows SharePoint Services 相容的控制項或程式，例如 Office Access 2007 及 ActiveX 控制項 (ActiveX 控制項：核取方塊或按鈕之類的控制項，它為使用者提供選項或執行可自動化工作的巨集或指令碼。您可以在 Microsoft Visual Basic for Applications 中撰寫控制項的巨集，或在 Microsoft Script Editor 中撰寫指令碼。)支援。
• 甘特圖  這個檢視會提供資料的視覺化檢視，如果資料是以時間間隔為基礎，則還有追蹤進度的進度列。甘特圖檢視可以幫助您管理專案，並看到資料的快速概觀。例如，您可以使用這個檢視來查看哪些工作彼此重疊，並以視覺化方式呈現整體進度。

  

 附註    可能有其他類型的檢視可供清單或文件庫使用。

建立檢視

檢視清單或文件庫時，只要指向欄名，然後按一下名稱旁邊的箭號，即可暫時按照該欄排序或篩選檔案。這對於需要偶爾以特定方式查看檔案時很有用，但是每一次檢視清單或文件庫時，都必須重複這樣的步驟。

如果預期經常需要以特定方式檢視資訊，您可以建立檢視。每當使用清單或文件庫時，就可以使用這個檢視。建立檢視之後，它會新增至清單或文件庫的 [檢視] 功能表 。除了修改及建立檢視的命令之外，[檢視] 功能表會以區段將檢視分組，包括預設檢視、個人檢視、其他公用檢視、與內容核准相關的檢視 (例如 [核准/拒絕])。

在您開始之前

建立檢視之前，可以新增更多欄，以便提供更多排序、分組和篩選的彈性。如需建立欄的詳細資訊，請參閱本文章中的新增欄。

建立行動裝置的檢視時，應該考慮群組之行動裝置的限制。如需決定這些限制的說明，請參閱本文章稍後提到的使用行動檢視。

建立檢視

1. 如果清單或文件庫尚未開啟，請在 [快速啟動] 上按一下其名稱。

   如果清單或文件庫的名稱未出現，請按一下 [檢視所有網站內容]，再按一下您的清單或文件庫的名稱。

2. 在 [檢視] 功能表 上，按一下 [建立檢視]。
3. 在 [選擇檢視格式] 底下，按一下要建立的檢視類型。針對文件庫的大部分情況而言，都可以按一下 [標準檢視]，但您也可以針對特定情況選擇其他檢視。
4. 在 [檢視名稱] 方塊中，輸入檢視的名稱，例如 [依姓排序]。
5. 如果您想要將此檢視設為預設檢視，請選取 [設定為預設的檢視] 核取方塊。

   只有在此檢視屬於公用檢視，並且您擁有權限可以變更清單設計的情況下，才能將此檢視設為預設檢視。

6. 在 [觀眾] 的 [檢視對象] 底下，選取您要建立只供自己使用的個人檢視，或是大家都能使用的公用檢視。
7. 在 [欄] 區段中，您可以選取適當的核取方塊以顯示或隱藏欄，也可以在欄名稱旁邊輸入檢視中欄的順序編號。
8. 在 [排序] 區段中，選擇是否要排序資訊及如何排序。您可以使用兩個欄來排序，例如，先根據作者，再根據每個作者的檔案名稱排序。
9. 在 [篩選] 區段中，選擇是否要篩選檔案及如何篩選。篩選的檢視會顯示較小的選取範圍，例如由特定部門建立的項目或具有 [已核准] 狀態的項目。
10. 在 [群組依據] 區域中，您可以將含有相同值的項目分組在專屬的區段，例如依特定作者分組的文件可展開區段。
11. 在 [合計] 區域中，您可以計算欄中的項目數目，例如議題的總數。在某些情況中，您可以建立額外資訊的摘要或要點，例如平均值。
12. 在 [樣式] 區段中，選取您要搭配此檢視所使用的樣式 (例如有陰影的清單，在清單中的其他每一列都會遭到陰影遮蔽)。
13. 如果清單或文件庫含有資料夾，您可以建立不含資料夾的檢視 (有時候會稱為條列式檢視)。若要檢視同一層級的所有清單項目，請按一下 [顯示所有項目但不顯示資料夾]。
14. 如果清單或文件庫很大，則可以限制在清單或文件庫中可供檢視的檔案數，或在同一頁面上可供檢視的檔案數。在 [項目限制] 區段中，選取您要的選項。
15. 如果打算在行動裝置上檢視清單或文件庫，請在 [行動] 區段中選取您要的選項。
16. 按一下 [確定]。

使用行動檢視

在 Windows SharePoint Services 3.0 中，您可以從行動裝置 (例如，個人數位助理 (PDA) 或手機) 檢視，甚至更新某些清單及文件庫。

在行動裝置上，清單或文件庫的某些部分的長度和大小有所限制，這是因為螢幕寬度和效能考量的緣故。您可以為行動裝置建立以這些限制為基礎的檢視。

有些類型的清單 (例如討論區) 在行動裝置檢視中無法使用，有些欄類型在行動裝置檢視中也無法使用，包括 [貨幣]、[是/否] 及 [個人或群組]。如果達到限制，在行動裝置檢視中未顯示的內容會以省略符號 (…) 表示。

如果群組中的使用者同時檢視兩種行動裝置類型上的清單或文件庫，在設計行動檢視時，您就應該將行動清單限制列入考量。

下面是行動裝置上之清單及文件庫檢視的限制。

新增欄

欄會幫助您的群組分類及追蹤資訊，例如部門名稱或專案編號。 您建立的欄類型具有數個選項，其中包含單行文字、下拉式清單選項、由其他欄計算得出的數值，或甚至是您網站上的人名和人物圖片。

 附註    下列程序從您要對其新增欄的清單或文件庫頁面開始。如果清單或文件庫尚未開啟，請在 [快速啟動] 上按一下它的名稱。如果清單或文件庫的名稱未出現，則按一下 [檢視所有網站內容]，然後按一下清單或文件庫的名稱。

1. 在 [設定] 功能表上，按一下 [建立欄]。
2. 在 [名稱與類型] 區段的 [欄名稱] 方塊中，輸入您要使用的名稱。
3. 在 [這個資料欄的資訊類型為] 底下，選取要出現在此欄中的資訊類型。
4. 在 [其他欄設定] 區段的 [描述] 方塊中輸入相關說明 (選擇項)，協助使用者瞭解此欄的目的以及其中所應包含的資料。
5. 視您選取的欄類型而定，[其他欄設定] 區段中可能會出現更多的選項。請視需要選取其他的設定。
6. 如果要將此欄新增到預設檢視 (網站上的使用者在第一次開啟清單或檔案庫時就會看到)，請按一下 [新增至預設檢視]。
7. 按一下 [確定]。

變更欄的設定

您可以變更欄的設定，例如欄的名稱。根據欄的類型及清單的類型而定，您可以做其他變更。例如，變更某些欄包含的資料類型，或限制它們包含的字元數。變更設定時，請確定現有的資料符合您套用的新設定。

1. 如果清單或文件庫尚未開啟，請在 [快速啟動] 上按一下其名稱。

   如果清單或文件庫的名稱未出現，請按一下 [檢視所有網站內容]，再按一下您的清單或文件庫的名稱。

2. 執行下列其中一項操作：
   • 在 [設定] 功能表 上，按一下 [清單設定] 或您想要的設定選項。
   • 在部落格網站的 [管理連結] 下方，按一下 [管理文章] 以顯示文章清單。在 [設定] 功能表上，按一下 [清單設定]。
3. 按一下 [欄] 底下您要變更的欄名稱。
4. 變更您想要的設定，然後按一下 [確定]。

 附註    您可以指定索引欄，這樣可以更快速切換跨越多個資料夾之清單或文件庫的檢視。若要檢視清單或文件庫的設定，請按一下 [索引欄]。選取您要索引的欄，然後按一下 [確定]。

刪除欄

重要事項  這個程序會刪除欄及欄內的任何資料。

1. 如果清單或文件庫尚未開啟，請在 [快速啟動] 上按一下其名稱。

   如果清單或文件庫的名稱未出現，請按一下 [檢視所有網站內容]，再按一下您的清單或文件庫的名稱。

2. 執行下列其中一項操作：
   • 在 [設定] 功能表 上，按一下 [清單設定] 或您想要的設定選項。
   • 在部落格網站的 [管理連結] 下方，按一下 [管理文章] 以顯示文章清單。在 [設定] 功能表上，按一下 [清單設定]。
3. 按一下 [欄] 底下您要刪除的欄名稱。
4. 按一下 [刪除]。

   您需要捲動到頁面底端才能看到 [刪除] 按鈕。

5. 出現警告提示時，如果您確定要刪除欄，則按一下 [確定]。

 附註    清單及文件庫包含無法刪除的必要欄，例如 [標題] 或 [名稱] 欄。如果無法刪除欄，則無法使用 [刪除] 按鈕。如果無法刪除某一欄，而又不想在檢視中顯示該欄，則可將其隱藏起來。請使用「請參閱」一節中的連結，取得關於隱藏欄的詳細資訊。

選取另一個檢視或變更檢視

可用的檢視要看清單或文件庫的設定，以及是否有使用者建立其他檢視而定。許多清單及文件庫含有一個以上的預設檢視。例如，工作清單包含只指派給您的工作以及今天到期的所有工作的檢視。

1. 如果清單或文件庫尚未開啟，請在 [快速啟動] 上按一下其名稱。

   如果清單或文件庫的名稱未出現，請按一下 [檢視所有網站內容]，再按一下您的清單或文件庫的名稱。

2. 執行下列其中一個動作：
   • 若要選取不同的檢視，請在 [檢視] 功能表 上按一下您想要的檢視。
   • 若要變更檢視，請按一下 [檢視] 功能表，然後按一下 [修改此檢視]。