要求取出可以防止多位使用者同時進行變更，以避免在變更過程中產生衝突並造成混淆。
當使用者建立新檔案或將新檔案新增至需要取出的文件庫中時，則一開始，該檔案的狀態會是已取出。建立或新增檔案的使用者必須先將檔案存回，其他人才能看到該檔案。若要更新檔案的相關資訊 (例如標題或檔案的到期時間)，也需要取出檔案。
如果必須取出檔案，當使用者開啟檔案進行編輯時，就會自動將檔案取出，除非該檔案已經取出。編輯命令會通知使用者該檔案正在進行取出。例如，如果您在檔案的快顯功能表上按一下 [在 Application 中編輯] 命令，就會看到表示該檔案正在進行取出的訊息。
您從 Windows SharePoint Services 3.0 相容的程式中取出的檔案，可以放在硬碟上離線使用。複本儲存在伺服器草稿資料夾中，預設值是 [我的文件] 資料夾中的 [SharePoint 草稿] 資料夾。不過，在某些用戶端程式中，您可以變更這個資料夾的位置。使用硬碟上的檔案比使用伺服器上的檔案速度更快，離開辦公室時也可以繼續使用。
檔案取出之後，除了取出檔案的人之外，別人無法編輯。檔案庫中的檔案圖示會指出檔案已經取出 
。滑鼠指標放在取出圖示上時，工具提示上會顯示取出檔案者的名稱。在檔案存回之前，別人看不到檔案取出之後所做的變更。無論取出檔案的人在硬碟或伺服器上使用檔案，皆適用。
存回檔案時，系統會提示您輸入關於所做變更的註解。如果文件庫會追蹤版本，則註解會成為版本歷程記錄的一部份。如果文件庫同時追蹤主要版本 (主要版本：自前一個主要版本之後有重大變更的檔案編號複本。每一個主要版本都是以整數 (1, 2, 3, ...) 來識別，表示這件複本發佈時是要供組織中更廣大的群組檢視。)與次要版本 (次要版本：檔案的小數編號副本 (0.1, 0.2, 1.1, ...)，處於修訂階段，或與前一個版本比較起來僅有些許變更。一般而言，次要版本不會發佈給您組織中更廣大的群組來檢視。)，系統就會提示您選擇正在存回的版本類型。如需關於版本設定的詳細資訊，請瀏覽「請參閱」下方的連結。
若要設定為需要取出檔案，您必須具有設計清單或文件庫的權限。
- 如果文件庫尚未開啟，請在 [快速啟動] 上按一下該文件庫的名稱。
如果文件庫的名稱未出現，請按一下 [檢視所有網站內容]，再按一下該文件庫的名稱。
- 在 [設定] 功能表上
，按一下您要開啟的文件庫類型設定。例如，在文件庫中按一下 [文件庫設定]。
- 在 [一般設定] 下方，按一下 [版本設定]。
- 在 [要求取出] 區段的 [要求在編輯文件前先取出文件] 下方，按一下 [是]。
- 按一下 [確定]。