追蹤檔案或清單項目的版本時，每個版本都經過編號並儲存為版本歷程記錄的一部分。組織中的人員可以檢視版本歷程記錄和視需要復原舊版本。您可以設定會影響版本設定的數個設定，包括類型及保留的版本數目。您也可以設定與版本設定互動的設定，例如要求核准內容或取出檔案。
本文內容
概觀
控制儲存的版本數目
啟用版本設定
要求核准清單或文件庫中的內容
要求取出文件庫中的檔案
概觀
清單和文件庫中的版本設定可讓您追蹤與管理演化資訊，並在必要時檢視和復原舊版本。在清單中，所有版本都會按照相同的方式進行追蹤。而在文件庫中，您可以指定是否以相同的方式追蹤所有版本，或將某些版本指定為主要 (主要版本：自前一個主要版本之後有重大變更的檔案編號複本。每一個主要版本都是以整數 (1, 2, 3, ...) 來識別，表示這件複本發佈時是要供組織中更廣大的群組檢視。) (例如將新章節新增至手冊的版本)，並將某些版本指定為次要 (次要版本：檔案的小數編號副本 (0.1, 0.2, 1.1, ...)，處於修訂階段，或與前一個版本比較起來僅有些許變更。一般而言，次要版本不會發佈給您組織中更廣大的群組來檢視。) (例如更正拼字錯誤的版本)。
為了協助管理儲存空間，您可以指定要儲存的版本數目。限制版本數目將有助於管理伺服器空間，同時避免版本歷程記錄變得太冗雜而難以使用。如果不希望讓檔案歷程記錄充斥大量次要變更，使用者可以使用現有的版本覆寫先前的次要版本。
管理主要和次要版本
如果您的組織常常會產生許多檔案草稿，那麼同時追蹤主要和次要版本會有幫助。使用者可以區分不同程度的變更，並且可以在檔案發展至需要其他使用者檢視的階段時發出通知。例如，部門在編寫手冊時，您和小組成員可以將新增章節的版本指定為主要版本，並將草稿內容的擬定指定為次要版本。
追蹤這兩種版本也能夠使版本歷程記錄更有意義。例如，主要版本比較能夠代表檔案發展的里程碑，例如將檔案送出以進行檢閱或散佈給其他使用者。次要版本通常是例行的增補工作，例如您在撰寫內容當中所儲存或取出的版本，或是更正一些小錯誤的版本。
追蹤主要和次要版本時，預設會將版本儲存為次要版本，除非您將版本指定為主要版本。當檔案儲存並關閉時，追蹤作業會將它視為次要版本；檔案必須發佈才會成為主要版本。如果作者取出再存回檔案，就會提示作者要選擇存回主要版本或次要版本。
如果在建立清單或文件庫時設定版本設定，預設會啟用簡單版本設定，此時您無法選擇啟用主要和次要版本設定。但是，稍後您可以執行本文中的程序來指定其他設定。
影響版本設定的其他設定
您可以設定其他會影響版本設定的設定。在清單或文件庫中，您可以要求核准內容 (這個設定有時會稱為內容仲裁)。在文件庫中，您可以要求取出檔案，這樣可避免變更發生衝突，並提示使用者存回檔案時輸入檔案的相關註解。
內容核准
當需要內容核准時，清單項目或檔案會維持草稿或擱置狀態，直到有權核准清單項目或檔案的人員核准或拒絕此清單項目或檔案為止。如果項目或檔案已核准，就會在清單或文件庫中指定 [已核准] 狀態給此項目或檔案，而且會將它顯示給有權檢視此清單或文件庫的任何人看。如果項目或檔案遭拒絕，則會維持擱置狀態，而且只限有權檢視草稿的人員才可以檢視。
當您在需要內容核准的程式庫中啟用主要和次要版本設定時，也可以加入工作流程 (如果您或組織中的其他人已經建立工作流程的話)。工作流程會控制檔案透過商業程序移動的方式，例如檢閱或核准。當主要版本已存回時，您就可以使用工作流程來管理核准程序。
根據預設，只有建立者及具有管理清單權限的使用者才看得到擱置項目或檔案，但是您可以指定其他使用者群組是否能夠檢視該項目或檔案。如果將文件庫設定為追蹤主要和次要版本，則編輯檔案的人員必須先發佈檔案的主要版本。
要求取出
要求取出可以讓小組充分利用版本設定，因為人員會明確指定建立版本的時間。只有當使用者取出檔案、變更檔案，然後存回檔案時，才會建立版本。若不需要取出檔案，使用者第一次儲存檔案時就會建立版本，然後關閉檔案時就會更新版本。如果這個使用者或其他人接著又開啟並儲存此檔案，就會建立另一個版本。有時候，您可能並不想要建立多個版本，例如，由於您需要去參加會議，所以在完成檔案的變更之前就關閉了檔案。
需要取出檔案時，使用者如果沒有先取出檔案，就不可以新增檔案、變更檔案或變更檔案的屬性。存回檔案時，系統會提示使用者提供有關變更的註解，這有助於建立較有意義的版本歷程記錄。
指定誰可以檢視草稿項目
您可以設定誰可以檢視清單項目及檔案的草稿。以下兩種情況會建立草稿：
- 當檔案的次要版本在追蹤主要和次要版本的文件庫中建立或更新時
- 當某個清單項目或檔案已建立或更新，但尚未在需要內容核准的清單或程式庫中核准時
當您追蹤主要和次要版本時，可以指定人員是否必須擁有編輯檔案的權限才能檢視並讀取次要版本。套用此設定後，有權編輯檔案的人員就可以處理該檔案，不過只有權讀取檔案的人員則無法查看次要版本。例如，當檔案正在編輯時，您可能不想讓可存取程式庫的所有人查看註解或修訂。如果主要和次要版本已進行追蹤，而且沒有人發佈主要版本，則無權查看草稿項目的人員就無法檢視此檔案。
需要內容核准時，您可以指定等待核准的檔案可以讓有權讀取的人員檢視、讓有權編輯的人員檢視，或僅讓作者及有權核准項目的人員檢視。如果主要和次要版本同時進行追蹤，作者就必須先發佈主要版本，然後才能送出檔案，以便進行核准。需要內容核准時，有權讀取內容但無權查看草稿項目的人員將會看見最後核准或主要版本的檔案。
清單或文件庫權限
清單和文件庫具有與版本設定及取出功能相關的權限，版本設定和取出功能會根據套用至使用者或特定群組的權限等級而異。可以編輯權限等級的人員就可以依不同方式設定這些權限，也可以建立使用自訂權限等級的新群組。
這些權限可以讓您管理文件庫的方式更具彈性。例如，您可能希望某個使用者可以刪除檔案版本，但沒有刪除檔案本身的權限。[刪除版本] 的權限不同於 [刪除項目] 的權限，因此您可以提供自訂的控制層級。如需關於權限及設定權限等級的詳細資訊，請瀏覽「請參閱」下方的連結。
下表顯示與版本設定及取出功能相關的權限，以及所套用的預設權限等級。
| 權限 | 預設權限等級 |
|---|
| 檢視版本 | 完全控制、設計、參與及讀取 |
| 刪除版本 | 完全控制、設計及參與 |
| 覆寫取出 | 完全控制及設計 |
| 核准項目 | 完全控制及設計 |
頁首控制儲存的版本數目
您可以限制清單項目或檔案儲存在清單或文件庫中的版本數目，以便保留伺服器空間。如果小組建立了大量的版本，限制版本數目就可以協助小組有效管理和尋找先前的版本。例如，如果小組保留數個月或數年來的大量版本，當成員瀏覽版本歷程記錄來尋找所需版本時，可能會有困難。如果小組需要檢視或保留所有先前的版本，則請勿限制保留的版本數目，或是將保留的版本數目設為較大數值。
如果文件庫追蹤主要和次要版本，您可以選擇要保留多少檔案的主要版本以及有多少主要版本要保留次要版本。根據預設，每個主要版本最多可以有 511 個草稿 (次要版本)。
視小組的運作方式而定，小組可能會比較需要保留最新的次要版本，例如最近編輯的版本。一段時間後，小組可能不再需要舊的次要版本。通常，一個主要版本代表一個里程碑，例如送出檔案以供檢閱或發佈，而次要版本則是過程中的工作，不適合提供給所有網站參與者讀取。
如果清單或文件庫限制主要版本數目，達到此限制的時候，便會刪除最早的版本。例如，如果只保留 20 個版本，而小組建立了 25 個版本，則只會保留版本 6 到版本 25。如果又建立了另一個版本，則只會保留版本 7 到版本 26。如果清單或文件庫會限制版本，就應該讓參與者確實知道，到達版本限制時，將會刪除舊版本。
重要事項 如果組織及公司限制儲存的版本數量，到達限制時，系統永久刪除最舊的版本，不會放入資源回收筒。
如果文件庫會限制要保留次要版本的主要版本數目，到達版本限制時，便會刪除先前主要版本的次要版本。例如，如果只保留 10 個主要版本的草稿，當小組建立 15 個主要版本時，先前版本就只會保留主要版本。與前五個主要版本關聯的次要版本 (例如 1.2 或 2.3) 會被刪除，但是會保留主要版本 (1、2 等等)，除非文件庫也限制主要版本數目。
頁首啟用版本設定
- 如果清單或文件庫尚未開啟，請在 [快速啟動] 上按一下其名稱。
如果清單或文件庫的名稱未出現，請按一下 [檢視所有網站內容]，再按一下您的清單或文件庫的名稱。
- 在 [設定] 功能表上
，按一下 [清單設定]，或按一下您要開啟的檔案庫類型設定。例如，在文件庫中按一下 [文件庫設定]。
- 在 [一般設定] 下方，按一下 [版本設定]。
- 執行下列其中一項：
- 若要啟用清單項目的版本追蹤功能，請按一下 [項目版本歷程記錄] 區段中的 [每當您編輯此清單中的項目時，是否建立版本]。
- 如果只要追蹤檔案的一種版本類型，請按一下 [文件版本歷程記錄] 區段中的 [建立主要版本]。
- 若要同時追蹤檔案的主要版本和次要版本，請按一下 [文件版本歷程記錄] 區段中的 [建立主要和次要 (草稿) 版本]。
- 您可以指定要保留多少項目或檔案的版本。請在 [項目版本歷程記錄] 區段或 [文件版本歷程記錄] 區段中，執行下列其中一項：
- 若要指定已儲存清單項目的版本數目，請選取 [保留下列版本數目] 核取方塊，然後輸入您要保留的版本數目。
- 若要指定已儲存檔案的主要版本數目，請選取 [保留下列主要版本的數目] 核取方塊，然後輸入您要保留的主要版本數目。
- 若要指定要保留草稿的主要版本數目，請選取 [保留下列主要版本數目的草稿] 核取方塊，然後輸入您要保留草稿 (次要版本) 的主要版本數目。
- 按一下 [確定]。
頁首要求核准清單或文件庫中的內容
設定清單 (清單：可由使用者利用瀏覽器新增的一種儲存和顯示資訊的網站元件。必須配合執行 Windows SharePoint Services 的網頁伺服器使用。)或文件庫 (程式庫：SharePoint 站台上的一個位置，管理檔案集合。程式庫可以顯示資訊，包括使用者定義關於每個檔案的屬性。)時，您可以要求核准已送出至清單或文件庫的項目或檔案 (或是項目或檔案的變更)。
若已套用這個內容核准設定，除非具有核准權限的人加以核准或拒絕，否則已經變更的項目或檔案會一直維持在擱置狀態。如果這個項目或檔案已經核准，在清單或檔案庫中就會指定為 [已核准] 狀態，並且具有檢視這個清單或檔案庫權限的人都可以看到；如果這個項目或檔案遭到拒絕，則會保持在擱置狀態，也只有具有檢視草稿權限的人可以看到。
根據預設，擱置中的項目或檔案只有其建立者和具有清單管理權限的人才能看到，但您可以指定是否要讓其他使用者群組看到。
- 如果清單或文件庫尚未開啟，請在 [快速啟動] 上按一下其名稱。
如果清單或文件庫的名稱未出現，請按一下 [檢視所有網站內容]，再按一下您的清單或文件庫的名稱。
- 在 [設定] 功能表上，按一下 [清單設定]，或按一下您要開啟的檔案庫類型設定。
例如，在文件庫中按一下 [文件庫設定]。
- 在 [一般設定] 下方，按一下 [版本設定]。
- 在 [內容核准] 區段的 [需要送出項目的內容核准?] 底下，按一下 [是]。
- 按一下 [確定]。
頁首要求取出文件庫中的檔案
您從 Windows SharePoint Services 3.0 相容的程式中取出的檔案，可以放在硬碟上離線使用。複本儲存在伺服器草稿資料夾中，預設值是 [我的文件] 資料夾中的 [SharePoint 草稿] 資料夾。不過，在某些用戶端程式中，您可以變更這個資料夾的位置。使用硬碟上的檔案比使用伺服器上的檔案速度更快，離開辦公室時也可以繼續使用。
檔案取出之後，除了取出檔案的人之外，別人無法編輯。檔案庫中的檔案圖示會指出檔案已經取出 
。滑鼠指標放在取出圖示上時，工具提示上會顯示取出檔案者的名稱。在檔案存回之前，別人看不到檔案取出之後所做的變更。無論取出檔案的人在硬碟或伺服器上使用檔案，皆適用。
當人員取出檔案時，會提示人員輸入所做變更的相關註解。如果文件庫會追蹤版本，則這些註解將成為版本歷程記錄的一部分。如果同時追蹤主要版本和次要版本，則會提示人員選擇要存回的版本類型。如需關於版本設定的詳細資訊，請瀏覽「請參閱」下方的連結。
- 如果文件庫尚未開啟，請在 [快速啟動] 上按一下該文件庫的名稱。
如果文件庫的名稱未出現，請按一下 [檢視所有網站內容]，再按一下該文件庫的名稱。
- 在 [設定] 功能表上，按一下您要開啟的文件庫類型設定。
例如，在文件庫中按一下 [文件庫設定]。
- 在 [一般設定] 下方，按一下 [版本設定]。
- 在 [要求取出] 區段的 [要求在編輯文件前先取出文件] 下方，按一下 [是]。
- 按一下 [確定]。
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